Praktyczny przewodnik dotyczący wybranych zagadnień prawnych, które wiążą się z organizowaniem Nocy Bibliotek w bibliotekach różnego typu i szczebla. Powstał na podstawie pytań najczęściej zadawanych przez bibliotekarzy. Ma charakter krótkiego omówienia problemów, które mogą okazać się istotne przy okazji udziału biblioteki w akcjach społecznych i kulturalnych.

1.Wykorzystanie utworów i znaków towarowych w materiałach promocyjnych oraz w trakcie Nocy Bibliotek.

Niejednokrotnie zdarza się, że w materiałach promujących organizowane przez nas wydarzenie (ulotkach, plakatach, w publicznym wydarzeniu na Facebooku) lub w trakcie prelekcji wygłaszanych podczas Nocy Bibliotek chcielibyśmy wykorzystać zdjęcie książki, zdjęcie lub replikę popularnego obrazu, który pasuje do tematyki imprezy, plakat filmu, którego projekcję planujemy, czy też loga naszych sponsorów/ patronów. Użycie każdego z wymienionych elementów, by było legalne, musi spełniać pewne warunki.

Po pierwsze, jeżeli mamy do czynienia z utworem, tzn. jakimkolwiek przejawem działalności twórczej o indywidualnym charakterze, a do takich należą zazwyczaj prace graficzne (w tym logo lub nawet fantazyjnie opracowany graficznie napis), okładki księżek, obrazy, filmy i zdjęcia (często nawet te reporterskie), zanim zdecydujemy się użyć go w materiałach promocyjnych, należy przeprowadzić krótki test, czy użycie to będzie spełniało warunki dozwolonego użytku z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: „Ustawa”).

Prawo autorskie przewiduje dwa podstawowe rodzaje dozwolonego użytku. Pierwszy – dozwolony użytek prywatny – nie będzie miał zastosowania do publicznie organizowanych wydarzeń, gdzie lista uczestników ma charakter otwarty lub półotwarty. „Krąg osób pozostających w związku osobistym”, o którym mowa w art. 23 ust. 2 Ustawy, jako przesłanka umożliwiająca nieodpłatne korzystanie z utworów bez zgody twórcy jest przez orzecznictwo traktowana w sposób ścisły i odnosi się jedynie do przypadków użycia utworu w zamkniętym gronie znajomych, rodziny, przyjaciół. Wskazuje się, że relacje między członkami grupy korzystającej z dozwolonego użytku prywatnego powinny mieć też na ogół charakter stały i niepowierzchowny. Zazwyczaj grono wszystkich znajomych na Facebooku nie będzie spełniało tych warunków. Podobnie rzecz się ma z członkami większego stowarzyszenia czy też np. klubu miłośników piłki ręcznej w Katowicach, jeżeli nie da się wykazać, że wszyscy ich członkowie się znają i przeważnie utrzymują ze sobą stały kontakt.

Drugim rodzajem dozwolonego użytku, z którego dobrodziejstw mogą korzystać biblioteki, jest dozwolony użytek publiczny, w szczególności ten określony w art. 27, 28 i 29 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Pierwszym z warunków korzystania z utworów na zasadzie dozwolonego użytku jest korzystanie z utworów nie w celu osiągnięcia bezpośredniej lub choćby pośredniej korzyści majątkowej. Dozwolony użytek ma służyć działalności kulturalnej i oświatowej, popularyzacji wiedzy, edukacji społecznej. Dodatkowo, zgodnie z treścią art. 34 Ustawy, wolno korzystać z dozwolonego użytku wyłącznie pod warunkiem wymienienia imienia i nazwiska twórcy dzieła, z którego korzystamy, oraz wskazania źródła utworu.

Art. 27 Ustawy przewiduje możliwość korzystania ze znanych utworów w całości lub w części na potrzeby zilustrowania treści przekazywanych w celach dydaktycznych (przykład: korzystamy ze znanych malowideł w celu omówienia jakiegoś nurtu w literaturze i sztuce podczas prelekcji w czasie Nocy Bibliotek). Dla przykładu, w ramach działań ściśle dydaktycznych, można na tej podstawie wyświetlać grupie osób, wobec której jest to uzasadnione (np. programem edukacji lub tematyką lekcji) w całości filmy chronione prawami autorskimi. Należy jednak do tego tematu podchodzić ostrożnie. Przepis ten z pewnością nie zezwala na organizowanie otwartego pokazu filmowego dla wszystkich miłośników biblioteki. By nie narażać się na ewentualne roszczenia prawnoautorskie ze strony twórców dzieła, należy korzystać z niego tylko w obrębie grupy, wobec której konkretny cel dydaktyczny jest obiektywnie stwierdzalny i możliwy do wykazania. To on powinien przyświecać całemu przedsięwzięciu, nie zaś chęć dostarczenia publiczności rozrywki. Często wątpliwości z punktu widzenia zgodności z prawem autorskim budzi organizowanie popularnych nocy filmowych w szkołach, jeżeli wyświetlane są filmy niezwiązane ściśle z programem nauczania. Z drugiej jednak strony z Prawa o systemie oświaty wynika, że szkoła ma rozwijać zainteresowania i uzdolnienia uczniów również w ramach zajęć pozalekcyjnych, do których można zaliczyć noc filmową. Ryzyko pojawienia się roszczeń z tytułu naruszenia praw autorskich do filmów można zmniejszać, wybierając na potrzeby podobnych inicjatyw produkcje tematycznie związane z omawianymi w szkole zagadnieniami.

W ramach art. 27 można również powielać i rozpowszechniać w celach edukacyjnych drobne utwory w całości lub fragmenty większych utworów (broszury, ulotki, materiały edukacyjne). Nie jest natomiast dopuszczalne kopiowanie całych większych utworów i rozdawanie ich w ramach akcji społecznej uczestnikom, choćby nieodpłatnie. Nie mieści się w zakresie dozwolonego użytku na podstawie tego przepisu np. skserowanie artykułu naukowego i rozdanie go studentom w celu przeanalizowania go w domu, choćby przyświecał temu celu dydaktyczny. Uwaga – zgodnie z dominującym poglądem doktryny przepis art. 27 Ustawy nie znajduje zastosowania do bibliotek publicznych. Muszą one doszukiwać się możliwości korzystania z cudzych utworów w innych przepisach o dozwolonym użytku. W pewnym zakresie funkcję tego przepisu wobec bibliotek publicznych może zastąpić „prawo cytatu”, o którym poniżej.

Znany Wam zapewne art. 28 Ustawy tworzy podstawę prawną dla funkcjonowania bibliotek – umożliwia im użyczanie i udostępnianie utworów znajdujących się w ich zbiorach w celach poznawczych i badawczych swoim użytkownikom.

Art. 29 Ustawy formułuje tzw. „prawo cytatu”. Dzięki niemu wolno korzystać z urywków rozpowszechnionych już dzieł, z utworów fotograficznych i plastycznych lub innych drobnych utworów w całości w celu ich omówienia, wyjaśniania, polemiki, przeprowadzenia ich analizy krytycznej lub analizy naukowej w ramach samoistnego dzieła. W kontekście bibliotek jest to przepis, który będzie pozwalał bibliotekom zaproponować uczestnikom Nocy Bibliotek nie tylko zajęcia dydaktyczne (na podstawie art. 27), ale też zajęcia twórcze, ciekawe dyskusje światopoglądowe i zabawy dla dzieci z wykorzystaniem utworów bez zgody ich autora. Należy jedynie zadbać o to, żeby proponowane zajęcia miały indywidualną i twórczą formę, tzn. żeby można je było same w sobie potraktować jako utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Przykładem utworu wykorzystującego art. 29 jest flirt towarzyski z cytatami z polskiej literatury współczesnej.

Jeżeli chodzi o korzystanie z cudzych utworów poprzez umieszczenie ich (lub ich fragmentów) w materiałach promocyjnych, to jest ono dozwolone o tyle, o ile korzystanie z tych utworów ma na celu poinformowanie odbiorcy, że dane dzieło będzie tematem promowanego wydarzenia. W ramach promowanego wydarzenia dzieło to natomiast musi być wykorzystywane w sposób legalny, tzn. mieszczący się w granicach dozwolonego użytku. Przykładem legalnego korzystania z cudzego utworu w materiałach promocyjnych będzie opublikowanie w Internecie fragmentu książki, na którego podstawie ogłaszamy konkurs dla dzieci na napisanie najlepszej charakterystyki bohatera. Innym przykładem będzie posłużenie się okładką książki w plakacie informującym o spotkaniu z jej autorem. Granice dozwolonego użytku wyznacza cel informacyjny (zob. art. 26 Ustawy). Nie wolno natomiast posługiwać się cudzymi utworami w celach handlowych i reklamowych.

Zdarza się, że poza logiem lub symbolem organizowanego przez nas wydarzenia, na plakacie i na ulotkach dotyczących naszej akcji chcemy umieścić logo lub znak towarowy należące do instytucji albo prywatnego przedsiębiorcy. Czy musimy uzyskać ich zgodę na taką praktykę? Zwykle w takich sytuacjach prawo nas do tego nie obliguje. Jeżeli posługujemy się znakiem towarowym w celach informacyjnych (zgodnych z prawdą), a nie do oznaczania towarów lub usług w obrocie gospodarczym, dbając przy tym o renomę znaku towarowego, to wówczas na ogół nie ma przeszkód, żeby umieścić logo w materiale. Należy jednak pamiętać o tym, że firma przedsiębiorcy i jego logo są jego dobrami osobistymi. W sytuacji zagrożenia naruszeniem, np. kiedy korzystanie z firmy przedsiębiorcy lub loga instytucji byłoby nieuczciwe lub nieuprawnione,  podmiotowi takiemu będą przysługiwały wobec nas roszczenia. W praktyce więc, zanim umieścimy czyjeś logo na plakacie, warto poprosić o zgodę, chyba że nasza współpraca przy danym projekcie została już niegdyś omówiona.

Powyższe rozważania nie dotyczą oczywiście publikowania w ramach promocji lub informacji o wydarzeniu zdjęć, na których można dostrzec różnorakie znaki towarowe lub loga instytucji (np. robię sobie zdjęcie, trzymając baner Nocy Bibliotek na tle wejścia do Narodowego Instytutu Audiowizualnego i wrzucam do wydarzenia na Facebooku). Taka praktyka jest całkowicie dozwolona.

2.Organizowanie konkursów i loterii.

Bardzo częstym błędem osób odpowiedzialnych za promocję marki, wydarzenia czy przedsięwzięcia jest brak wiedzy na temat różnicy pomiędzy konkursem a loterią promocyjną. Ma to swoje daleko idące konsekwencje prawne. Żeby zorganizować konkurs, organizator nie potrzebuje uzyskać żadnego zezwolenia, natomiast zorganizowanie loterii promocyjnej (chociażby na Facebooku) bez zezwolenia Ministra Finansów jest przestępstwem skarbowym, za które grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych (art. 108 § 1 kodeksu karnego skarbowego).

Konkurs tym różni się od loterii promocyjnej, że jego wynik nie może być w żadnym stopniu losowy. O wynikach konkursu decyduje ocena konkretnych, określonych zwykle w regulaminie konkursu, kryteriów. Z prawnego punktu widzenia każde losowanie nagród będzie uznane za loterię. Bez znaczenia, czy los biorący udział w losowaniu nagród to „lajk” na Facebooku, wypełniona ankieta, numer karty bibliotecznej czy paragon – jeżeli skutkiem jest przydzielenie wylosowanym zwycięzcom jakiejkolwiek nagrody, to na taką zabawę należy uzyskać zezwolenie. Ze względu na formalizm i koszty postępowania o udzielenie zezwolenia, doradza się organizatorom zrezygnowanie z elementu losowości na rzecz wprowadzenia jakichkolwiek kryteriów oceny zgłoszeń/prac konkursowych. Takim kryterium może być np. oryginalność lub pomysłowość komentarza na Facebooku lub odpowiedzi udzielonych w ankiecie.

3.Noc Bibliotek również dla dzieci – czy to legalne?

W celu zorganizowania Nocy Bibliotek w szkole należy w pierwszej kolejności skontaktować się z dyrektorem szkoły, którego zadaniem będzie zapewnienie prawidłowej obsługi wydarzenia, opieki pedagogicznej dla dzieci i przestrzegania zasad BHP. Jak już była o tym mowa powyżej, inicjatywy takie jak Noc Bibliotek wypełniają ustawowy cel oświatowy w postaci poszerzania zainteresowań dzieci, co należy ocenić pozytywnie. Ze względu jednak na to, że dzieci poza godzinami lekcyjnymi pozostają pod prawną i faktyczną opieką rodziców, należy od rodziców niepełnoletnich uczniów odebrać pisemną zgodę na udział dziecka w przedsięwzięciu oraz oświadczenie o wzięciu odpowiedzialności za dziecko w drodze ze szkoły do domu w porze nocnej.

4.Prawne wymogi organizacji publicznych pokazów filmowych w bibliotekach.

W świetle powyżej poczynionych uwag i art. 27 ust. 2 Ustawy organizowanie publicznych pokazów filmowych w bibliotekach nie jest objęte dozwolonym użytkiem i bez zgody właściciela majątkowych praw autorskich nie jest dozwolone. Zainteresowani projekcją filmu nie tworzą jednorodnej grupy, do której można byłoby przypisać wspólny cel dydaktyczny. W granicach art. 28 ustawy prawnoautorskiej nie mieści się natomiast wyświetlanie filmów. W związku z tym biblioteka planująca zorganizować w ramach Nocy Bibliotek projekcję filmu, powinna wystąpić o licencję na wyświetlenie filmu do podmiotu uprawnionego z tytułu majątkowych praw autorskich do tego filmu. Licencja na korzystanie z utworu powinna wskazywać czas, miejsce i liczbę projekcji filmu, na które wyraża zgodę uprawniony. Udzielenie niewyłącznej licencji odbywa się w formie umowy stron, która nie wymaga zachowania szczególnej formy. Sugerujemy jednak dla celów dowodowych gromadzenie licencji w formie pisemnej.

5.Pozyskiwanie utworów przez biblioteki w celu użyczania i udostępniania ich czytelnikom.

Ciekawym zagadnieniem z punktu widzenia pracy bibliotekarza jest ocena prawna metod pozyskiwania utworów w celach późniejszego udostępniania ich egzemplarzy i użyczania ich czytelnikom na podstawie licencji ustawowej określonej w art. 28 Ustawy. Warto zwrócić uwagę, że jedyną przesłanką, która decyduje o możliwości użyczania egzemplarzy utworów, jest ustalenie przez bibliotekę, że taki utwór został już wcześniej zgodnie z prawem rozpowszechniony.

Pojęcie „rozpowszechnienia” oznacza, że utwór został za zgodą twórcy w jakikolwiek sposób udostępniony publicznie. Nie musiała to być zatem publikacja. Pojęcie rozpowszechnienia ma szersze znaczenie. Utwór mógł za zgodą twórcy zostać udostępniony np. w Internecie. Mógł też zostać po prostu wysłowiony (np. w przypadku przemowy, która spełnia cechy utworu).

Biblioteka nie ma obowiązków i ograniczeń w zakresie metod pozyskiwania utworów do swoich zbiorów. Skoro utwór został już kiedyś rozpowszechniony, biblioteka może go pozyskać w dowolny sposób, a utwór w jej zbiorach może następnie być użyczany i na pewnych zasadach udostępniany użytkownikom biblioteki. W doktrynie prawa przyjmuje się, że przedmiotem dozwolonego użytku może być również utwór pozyskany z nielegalnego źródła, pochodzący z Internetu, skopiowany bez autoryzacji, nagrany bez zgody autora (w przypadku publicznego wystąpienia).

6.Warunki utrwalania wypowiedzi i wystąpień za pomocą sprzętu nagrywającego.

Być może ktoś z Was postanowi zorganizować w ramach Nocy Bibliotek spotkanie, wywiad lub recital znanego autora lub artysty i chciałby to wydarzenie uwiecznić nie tylko na zdjęciach, ale również nagraniem. Czy należy na takie nagranie uzyskać zgodę zaproszonej osoby, a jeśli tak, to czy musi to być zgoda wyrażona na piśmie?

Nagrywanie i późniejsze wykorzystywanie takich nagrań należy rozpatrywać zarówno pod kątem ewentualnego naruszenia majątkowych praw autorskich, jak i ewentualnego naruszenia dóbr osobistych. Kwestia odpowiedzialności karnej za potajemne nagrywanie pozostaje poza zakresem naszych rozważań, ponieważ kodeks karny przewiduje odpowiedzialność karną za nagrywanie wyłącznie takich wypowiedzi, które nie były do nas adresowane i rozmów, których nie byliśmy stroną (art. 267 § 1 kodeksu karnego). W przypadku wystąpień publicznych jest inaczej.

Po pierwsze, wypowiedź – zarówno treść, jak i sposób prezentowania tej treści oraz sam głos człowieka, stanowią jego dobra osobiste, których ochronę zapewniają art. 23 i art. 24 kodeksu cywilnego. Wkraczanie w sferę dóbr osobistych jest co do zasady z mocy prawa niedozwolone. Na niekorzyść nagrywającego będzie działało domniemanie bezprawności – oznacza to, że w przypadku konfliktu z autorem wypowiedzi/ wystąpienia, to my jako autorzy nagrania będziemy musieli wykazać, że nasze działanie było zgodne z prawem. Najprostszy sposób na zabezpieczenie się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony osoby nagrywanej to uzyskanie jej zgody na ten proceder. Dla celów dowodowych warto taką zgodę uzyskać na piśmie. Należy jednak mieć na względzie, że zgodnie z obowiązującym prawem, zgoda taka może być w każdej chwili cofnięta.

Po drugie, zasadą jest, że tego typu wypowiedzi/ wystąpienia będą miały cechy utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorowi utworu przysługują natomiast nie tylko prawa majątkowe do korzystania i rozpowszechniania dzieła, ale również prawa osobiste. Te ostatnie mają za zadanie chronić tzw. więź twórcy z utworem, w tym prawo autora do oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem oraz – co tym bardziej istotne z naszego punktu widzenia – prawo nienaruszalności treści i formy utworu oraz prawo do jego rzetelnego wykorzystania, czyli nadzoru nad sposobem korzystania z utworu. W praktyce oznacza to, że autor ma niezbywalne prawo decydowania, w jakiej treści i formie jego utwór zostanie zaprezentowany odbiorcom. Przekłada się to na ochronę rzetelności przytaczania wypowiedzi, zakaz manipulowania treścią wypowiedzi, ochronę intencji autora, która towarzyszyła wypowiedziom oraz dbanie o jakość nagrania. Prawa osobiste nie podlegają przepisom o dozwolonym użytku, dlatego też dla wyeliminowania ryzyka naruszeń sugerujemy odbierać od autora zgodę na nagrywanie. Zgoda ta powinna również zawierać upoważnienie do korzystania z nagranego utworu w konkretny sposób (wskazywać cel, do którego posłuży nam nagrany plik), np. poprzez udostępnianie nagrania w Internecie we fragmentach lub w całości lub poprzez utrwalenie nagrania i zwielokrotnianie go na nośnikach CD i rozprowadzenie go wśród uczestników Nocy Bibliotek. Upoważnienie będzie spełniało rolę tzw. licencji niewyłącznej na korzystanie z utworu w konkretny sposób.

7.Publikowanie wizerunku uczestników Nocy Bibliotek w Internecie i w prasie drukowanej.

W trakcie Nocy Bibliotek wykonywane będą zdjęcia reporterskie relacjonujące przebieg wydarzeń. Na zdjęciach tych będą uwiecznione postacie gości i uczestników Nocy Bibliotek. Jako organizatorzy często planujecie stworzenie galerii zdjęć, najpewniej dostępnej publicznie w Internecie. Pojawia się pytanie o legalność publikowania takich zdjęć bez zgody osób sfotografowanych.

Wizerunek człowieka to jego dobro osobiste, chronione przez art. 23 i 24 kodeksu cywilnego oraz art. 81 Ustawy. Rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Od tej reguły istnieją dwa wyjątki.

Po pierwsze,  prawo nie wymaga uzyskania zgody na rozpowszechnianie (w tym publikację w Internecie) zdjęcia osoby powszechnie znanej, jeżeli rozpowszechniane zdjęcie zostało zrobione w czasie wykonywania przez tę osobę funkcji publicznej (art. 81 ust. 2 pkt 1 Ustawy). Wykonywanie funkcji publicznej nie odnosi się jedynie do stanowisk państwowych i urzędowych, a jest pojmowane szeroko – jako pełnienie funkcji społecznych, politycznych, sportowych, zawodowych, etc. Wyjątek ten będzie odnosił się np. do aktorów podczas konferencji prasowych i festiwali filmowych, jak również do artystów, którzy promują swoje utwory lub angażują się w akcje społeczne popularyzujące czytanie, w tym w Noc Bibliotek. Zaproszony pisarz czytający dzieciom fragmenty swojej książki, jeżeli jest osobą powszechnie znaną, również będzie traktowany wyjątkowo i Ustawa nie wymaga jego zgody na publikację zdjęcia wykonanego w trakcie akcji czytania dzieciom. Jeżeli natomiast chodzi o lokalnych urzędników, pracowników bibliotek i dyrektorów, możliwość powołania się na powyższy wyjątek jest raczej wątpliwa. Nie są to bowiem osoby powszechnie znane.

Drugim wyjątkiem, który znajdzie w przypadku zdjęć z imprez tym szersze zastosowanie, jest  przypadek publikowania zdjęć, na których sylwetka osoby jest jedynie szczegółem całości uwiecznionej na zdjęciu imprezy (art. 81 ust. 2 pkt 2 Ustawy). Do takich zdjęć będzie należała na ogół większość zdjęć reportażowych, o ile na zdjęciu nie da się wyszczególnić konkretnej osoby (lub kilku osób), która wyraźnie jawi się na pierwszym planie. Od wszystkich postaci, którym wykonuje się zdjęcie portretowe albo na zdjęciu uwidacznia się wyraźnie ich sylwetkę jako temat zdjęcia, należy odebrać zgodę na rozpowszechnianie ich wizerunku ze wskazaniem, w jaki sposób i gdzie chcemy opublikować zdjęcie.

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie wymaga zachowania konkretnej formy oświadczenia, a nawet może być domniemywana z zachowania osoby fotografowanej. Jeżeli ktoś wyraźnie pozuje reporterowi do zdjęcia, najpewniej zdaje sobie sprawę, że zdjęcie znajdzie się w publicznej galerii i godzi się na to. W przypadku typowych zdjęć z imprezy wystarczy ustnie poinformować osobę fotografowaną na jakie potrzeby wykonujemy zdjęcie.

Jedynie na potrzeby dowodowe (jeżeli nie jesteśmy pewni przychylności osoby uwiecznianej na zdjęciu) w przypadku zdjęć portretowych i ważniejszych zdjęć reporterskich (np. zdjęcie otwarcia gali przez dyrektora biblioteki) warto rozważyć zbieranie stosownych oświadczeń na piśmie, choć jak już zostało wyżej wskazane – nie jest to konieczne.

Należy pamiętać, że osoba uwieczniona na fotografii udziela zgody na jej rozpowszechnienie konkretnemu podmiotowi. Jeżeli ktoś poza nim będzie również chciał opublikować fotografię, powinien zadbać o uzyskanie osobnej zgody – zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku ma charakter nieprzenoszalny, chyba że możliwość udzielania przez Was dalszych upoważnień innym podmiotom została wyraźnie zagwarantowana przez uprawnionego do wizerunku. Nieprzenoszalność zgody nie oznacza też, że fotografowany nie może udzielić wobec Was zgody na rozpowszechnianie zdjęć zarówno przez Was, jak i od razu przez jeszcze inny podmiot, np. lokalną gazetę. Dodatkowe podmioty upoważnione do publikowania muszą jednak zostać wymienione w treści zgody.

Katarzyna Lejman

Aplikantka adwokacka i prawnik w zespole e-biznesu i własności intelektualnej w kancelarii prawnej Wierzbowski Eversheds sp. k. Specjalizuje się w prawie autorskim, prawie znaków towarowych i prawie patentowym. Dodatkowo zajmuje się doradztwem pro bono na rzecz startupów internetowych i technologicznych oraz fundacji i stowarzyszeń. Współautorka bloga www.ipwsieci.pl