ABC Fundraisingu, czyli jak zdobyć fundusze

O tym, jak pozyskać fundusze na działania w bibliotece pisze Anna Czerwińska.

ABC Fundraisingu

Anna Czerwińska

Planujesz wydarzenie w swojej bibliotece, które Twoi czytelnicy zapamiętają na długo? Widzisz oczyma wyobraźni kolorowe stoiska pełne atrakcji dla dzieci, kąciki autorskie wypełnione gośćmi, młodzież zaangażowaną w twórcze warsztaty? Ma być ciekawie, inspirująco, dynamicznie. Zaprosisz autorów, twórców, zorganizujesz czas najmłodszym. No, ale chwila – przecież to wszystko kosztuje? Skąd wziąć pieniądze na działania, które zawsze chcieliśmy zrobić, a na które nigdy nie starczało nam środków?

Mamy dla Ciebie kilka pomysłów do wykorzystania. Podpowiemy Ci, jak szukać wsparcia u indywidualnych darczyńców i sponsorów i jak przygotować aplikację do konkursów grantowych. Podsuniemy też parę niestandardowych sposobów pozyskiwania funduszy, które możesz wykorzystać w swoich działaniach.

DOBRY POMYSŁ NA DOBRY POCZĄTEK

To czym będziemy się zajmować fachowo nazywane jest fundraisingiem. Fundraising to nie jest wyłącznie zdobywanie pieniędzy. To proces poszukiwania wsparcia dla własnych pomysłów. Nie zaczyna się on, ani nie kończy na napisania wniosku, czy sformułowaniu prośby o dofinansowanie. To sekwencja działań prowadzących od pomysłu poprzez poszukiwanie osób i instytucji, które nam uwierzą, że chcemy naszym działaniem rozwiązać istotny problem i wesprą nas w naszych staraniach.

Wierzymy, że pomysły na działania w swojej bibliotece już masz i to dobre. Teraz sprawdź jeszcze czy twój projekt jest:

• ważny – jego celem jest rozwiązanie ważnego dla Twojej społeczności problemu (np. zapewnienie dzieciom zdolnym możliwości rozwoju, czy zintegrowanie społeczności lokalnej.);
• skuteczny – przyniesie wymierny efekt, który można zademonstrować i zmierzyć (np. w projekcie powstanie lokalne archiwum, wystawa, film, lub odbiorcy nauczą się konkretnej umiejętności);
• konkretny – wiadomo, co i kiedy się wydarzy w projekcie;
• realistyczny – zaplanowane działania jesteś w stanie wykonać w określonym czasie;
• aktualny – „na czasie” – odnosi się do aktualnych problemów, aktualnej sytuacji odbiorcy;
• odpowiednio zaadresowany – dopasowany do potrzeb odbiorcy;
• wyważony – skala zakładanych działań jest odpowiednia do Twoich i grantodawcy/sponsora możliwości.

Jeżeli Twój pomysł spełnia wszystkie kryteria – jesteś na dobrej drodze. Teraz sprawdź, czego będziesz potrzebować, żeby wprowadzić swój plan w życie. Pomyśl o niezbędnych zasobach – jakich rzeczy, miejsc i zaangażowania, których osób potrzebujesz? Zanotuj sobie wszystko a następnie zastanów się, czy już możesz zidentyfikować instytucje, miejsca, osoby czy firmy, które dysponują tymi zasobami. Pamiętaj, że na początek znacznie łatwiej uzyskać pomoc bezgotówkową. Dlatego zacznij od swoich kontaktów, wykorzystaj wszystkie znajomości i nawiązaną wcześniej współpracę. Poszukuj sojuszników wśród czytelników. Każdy, najdrobniejszy kontakt może okazać się cenny w procesie pozyskiwania funduszy.

SPONSORING, CZYLI HANDEL WYMIENNY

 Instytucje i osoby, do których się zwrócisz o pomoc też mają swoje potrzeby, motywacje, cele i wymagania. Musisz je poznać i zastanowić się, czy jesteście w stanie spotkać się gdzieś w „połowie drogi”. Fundraising to handel wymienny. Instytucje dadzą Ci pieniądze, czy wsparcie jeżeli wpiszesz się w ich cele i oczekiwania, firmy podzielą się swoimi zasobami, jeżeli będą miały z tego wymierne korzyści.

Dlatego starając się o sponsora w pierwszym rzędzie zadbaj o jego potrzeby. Zastanów się, co jesteś w stanie mu zaoferować. I nie myśl standardowo…Logo na stronie biblioteki, czy roll-up ustawiony na scenie w czasie organizowanej przez bibliotekę uroczystości nie musi stanowić interesującej oferty dla firm. Może lepiej zaproponować coś mniej standardowego np. udział pracowników firmy w wydarzeniu - czyli wyjść z ofertą wolontariatu pracowniczego? Wiele firm ma taki plan wolontariatu wpisany w swoje cele - biblioteka może zapewnić miejsce i odbiorców potrzebnych do realizacji tego pomysłu. A może w zamian za wsparcie zaproponować firmie, ciekawy wieczór integracyjny dla rodzin, warsztaty dla dzieci pracowników? Taka oferta może znacznie bardziej przypaść do gustu działowi HR, który poszukuje nowych rozwiązań i nietypowych metod motywacyjnych dla pracowników.

Pamiętaj, że znacznie łatwiej Ci będzie uzyskać od firmy wsparcie, które nie pociąga za sobą kosztów np. od firmy transportowej możesz otrzymać możliwość zorganizowania darmowego przewozu uczestników projektu, od wydawnictwa - książki na nagrody, z biura rachunkowego - materiały biurowe potrzebne na warsztaty. Taka jednorazowa pomoc niewiele daną firmę kosztuje, a może jej przynieść wiele korzyści wizerunkowych.

Znacznie trudniej jest uzyskać konkretne dofinansowanie od sponsora. Aby pozyskać nowych darczyńców – zarówno indywidualnych jak też instytucjonalnych, należy do nich w jakiś sposób dotrzeć. Najpopularniejszą formą zawiązywania nowych kontaktów jest wysyłanie listów sponsorskich. To, co trzeba o tej formie wiedzieć i na co się przygotować to fakt, że na dziesiątki wysłanych listów może przyjść do nas jedna lub żadna odpowiedź. Dlatego warto szukać kontaktów bezpośrednich. Nawiązywać znajomości i relacje z czytelnikami, sprawdzać, czy są oni w stanie nam pomóc dotrzeć do konkretnej firmy, instytucji. Taki bezpośredni kontakt może zaprocentować. Stajemy się mniej anonimowi, mamy gwarancję, że nasz list trafi do rąk adresata.

Po jakimś czasie od wysłania listu/e-maila warto dodatkowo zadzwonić do naszego potencjalnego sponsora. Prosimy wówczas po potwierdzenie otrzymania naszej oferty i możliwość umówienia spotkania. Jeżeli to nam się uda – nasze szanse na pozyskanie nowego darczyńcy czy sponsora znacznie wzrastają.

Przy przygotowaniu się do spotkania watro pamiętać, że tu także liczy się czas – Ty masz do powiedzenia wiele, ale uszanuj czas sponsora. Zwykle nie ma on go zbyt wiele i nie będzie chciał wysłuchiwać długich opowieści i wdawać się w szczegóły. Nie warto się nastawiać na godzinną rozmowę o misji, celach i wartościach. Spotkanie z potencjalnym darczyńcą powinno być doskonale przygotowane (oferta sponsorska) oraz profesjonalnie przez Ciebie poprowadzone. Mimo iż to Ty przychodzisz do biura darczyńcy, jesteś odpowiedzialny za przebieg i charakter spotkania. Na spotkanie przygotuj gotową ofertą sponsorską, czyli propozycję, co za ile możesz dać naszemu darczyńcy. Można przygotować od razu cały pakiet sponsorski, który zależnie od wpłaconej na nasze konto kwoty będzie zawierał konkretną ofertę np. od umieszczenia logo na materiałach promocyjnych projektu, do udziału np. w jury konkursu  i możliwości współdecydowania o wydarzeniu.

Podstawową zasadą na spotkaniach ze sponsorem, darczyńcą jest elastyczność. Negocjuj, nie upieraj się przy swojej wersji. Może się okazać, że przyjdziesz prosić o pieniądze a wyjdziesz z nowym sojusznikiem, który co prawda nie przekaże na Twoje konto ani grosza, ale wesprze Cię organizacyjne przysyłając ludzi i sprzęt do pracy. Staraj się nie odmawiać i korzystaj z dobrej woli przedstawicieli firm. Może zacząć się od przekazania ryzy papieru a po paru latach skończyć na stałym finansowaniu Twoich działań.

Oprócz firm i instytucji, do których możesz udać się z prośbą o dofinansowanie planowanego wydarzenia lub innego rodzaju wsparcie (rzeczowe, usługowe) istnieje szereg narzędzi fundraisingowych, które można wykorzystać w poszukiwaniu funduszy od osób indywidualnych. Warto je także rozważyć:

• zbiórki publiczne – obecnie ich organizacja pod względem formalnym została uproszczona. Najpopularniejszą formą zbiórki jest anonimowa zbiórka na terenie biblioteki lub sprzedaż cegiełek (wymaga zgłoszenia jako zbiórka). Wyczerpujące informacje na ten temat znajdują się na portalu http://poradnik.ngo.pl/zbiorki_publiczne
• jednorazowa darowizna - jedna z najczęstszych form wspierania projektów społecznych, kulturalnych i charytatywnych. Darczyńca wspiera inicjatywę jednorazową wpłatą, bez żadnych deklaracji na przyszłość. Typową formą jednorazowej darowizny jest wpłata na np. Wielką Orkiestrę Świątecznej Pomocy.
• wpłaty członkowskie – to także istotna forma finansowania projektów. Może warto pomyśleć o założeniu stowarzyszenia, które pobierałoby regularnie, drobne wpłaty od swoich członków na działania. Z badań wynika, że jest to najczęstsza forma finansowania działań polskich ngo-sów.

PRZYKŁAD

Wojewódzka i Miejska Biblioteka im. C. K. Norwida w Zielonej Górze organizuje akcję sprzedaży „cegiełek”, które mają sfinansować zakup nowości wydawniczych. Wpłaty są małe w wysokości 2 do 3 złotych, ale namawiani sa do nich wszyscy czytelnicy. „Cegiełki” dla samych bibliotekarzy i bibliotekarek nie są niczym nowym. W Polsce pojawiły się po raz z inicjatywy Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich. Biblioteki nie traktują tych wpłat jako istotne źródło przychodów, jednak wpłacane sumy są coraz większe, ze wszystkich 13 zielonogórskich filii zebrano 14 tys. zł. To wystarczy na zakup książek, ale także na organizację warsztatów i spotkań skierowanych do czytelników.

FUNRAISING INTERNETOWY

Do pozyskiwania funduszy od osób prywatnych świetnie nadaje się Internet. Sieć pozwala nam nie tylko na promocję naszego wydarzenia, ale także na nawiązywanie niezwykle cennych sojuszów i sieci znajomości. Ważne, aby pamiętać o kilku ważnych zasadach:

1) Bądźcie widoczni. Informacja o możliwości dofinansowania oraz numerze konta, na które można dokonywać wpłat wspierających Wasze działania powinna pojawić się w kilku miejscach: na stronie internetowej, ale także na profilu FB lub blogu działania, w stopce maila każdego z organizatorów wydarzenia, w materiałach informacyjnych

2) Dawajcie swoim darczyńcom różne możliwości wpłaty na Wasze konto. Część z nich wybierze przelew tradycyjny, część wybierze przelew internetowy i skopiuje dane z Waszej strony, dla części najłatwiejszy będzie przelew on line za pośrednictwem portali przelewy24.pl, platnosci.pl etc. Przy numerze konta powinny się pojawić wszystkie informacje ułatwiające dokonanie szybki przelew.

3) W miarę możliwości upraszczajcie jak najbardziej dokonanie wpłaty np. przygotowując gotowe kwoty do przekazania. Stworzenie takiego mechanizmu wymaga już odpowiedniego układu i technicznego zaplecza strony, ale jeśli Wasza biblioteka planuje więcej działań, może warto w takie rozwiązanie zainwestować. Przykład takiego mechanizmu ułatwiającego wpłatę znajdziecie na stronie PAH: http://www.pah.org.pl/wspieraj

4) Na stronie publikujcie informacje (najlepiej w formie graficznej, infograficznej) prezentującej sposób wykorzystania pozyskanych środków. Pokazujcie różne źródła finansowania i wskazujcie na co konkretnie jeszcze Wam brakuje pieniędzy.

5) Chwalcie się darczyńcami – o ile oni sami tego chcą. Prezentujcie instytucje, które Was wsparły, sponsorów prywatnych. Może któryś z nich napisze dla Was rekomendacje, bądź nagra krótki wywiad, który będziecie mogli zamieścić na stronie.

6) Proponujcie inne możliwości wsparcia np. jeżeli ktoś nie może wesprzeć akcji finansowo, będzie mógł właczyć się w działania na zasadach wolontariatu.

(Na podstawie: 11 złotych rad fundraisingu internetowego, Instytut Fundraisingu www.instytutfundraisingu.pl)

PRZYKŁAD

Informacje o sponsorach i darczyńcach zaprezentowała na swoich stronach Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu. Wygląda to imponująco i zachęca do dalszych wpłat: http://lib.amu.edu.pl (zakładka Sponsorzy). Powiatowa Miejska Biblioteka w Gniewie opublikowała na swojej stronie ofertę sponsorską przygotowując specjalny pakiet dla: sponsora generalnego, głównego i sponsora: www.bibliotekagniew.pl/oferta-dla-sponsorow.html

CROWFUNDING CZYLI FINANSOWANIE SPOŁECZNE

W sieci znajdziesz także z łatwością bezpłatne narzędzia do prowadzenia zbiórek pieniężnych, które ułatwiają ci pracę i poszerzają grono odbiorców. Jednym z nich jest crowfunding, czyli finansowanie społeczne, które opiera się na pozyskiwaniu dużej liczby jednorazowych drobnych wpłat, dokonywanych przez osoby, które interesują się projektem. W tym wypadku wpłaty są na tyle drobne, że nie stanowią dużego wyzwania finansowego dla darczyńcy (5 PLN, 15 PLN) dlatego musi być ich odpowiednio dużo, żeby projekt uzyskał odpowiednią pulę środków. Finansowanie społeczne jest pomocne w poszukiwaniu funduszy na bardzo konkretny cel (realizacja przedstawienia, film dokumentalny, urządzenie wystawy, wydanie książki).

Akcje zbiórek społecznościowych prowadzone są za pośrednictwem specjalnych portali. Takie portale maja bardzo przejrzysty układ i dokładny regulamin. Każdy z łatwością może z nich skorzystać. Wystarczy dobrze opisać swój projekt. Zareklamować go najczęściej zamieszczając krótki film o planowanych działaniach. Można pomyśleć także od drobnych prezentach-niespodziankach dla osób, które zdecydują się wpłacić na nasze konto pieniądze (mogą to być torby, zakładki, książki etc. Lub mniej typowe usługo np. oprowadzanie po mieście, upieczenie chleba, organizacja kolacji). Warto zaplanować kilka takich niespodzianek dla swojej kampanii.

Hasło Twojego projektu, na który chcesz zebrać pieniądze musi opierać się na prostym i krótkim przekazie (promocyjny teledysk, jasno określone cele, czytelna i chwytliwa misja). Jak strona jest już gotowa – potrzebna jest promocja. I tu przydadzą się Twoi znajomi i media społecznościwe. Pomocne jest także zaangażowanie w nią jak największej liczby osób – jeśli każda z nich wyśle do swoich znajomych wiadomość z linkiem do zbiórki, dotrze ona do kilkuset osób.

Każda zbiórka musi mieć określony pułap, dopiero jak go osiągniesz – otrzymasz pieniądze, które wpłacają darczyńcy. Na przykład: chcesz zebrać 10 000 PLN i minimalna kwota (pułap), która uczyni zbiórkę na Twój projekt skuteczną, to 5 000 PLN. Kwoty pułapów zbiórek są obowiązkowe i ustalane na portalach. Jeżeli Twoja zbiórka nie dojdzie do skutku, wpłacone środki trafiają z powrotem do darczyńców.

Pamiętaj, że portale crowdfundingowe pobierają za swoje usługi prowizje – ich wysokość zależy od sumy dofinansowania oraz długości trwania akcji.

PRZYKŁAD:

„Nie ma biblioteki bez robotów”

Miejska Biblioteka Publiczna w Jaśle w partnerstwie z wolontariuszami programu  „PROJEKTOR – wolontariat studencki” – studenci Politechniki Rzeszowskiej chcieli zrealizować ciekawy projekt.  Za pomocą Lego Mindstorms pobudzić dziecięcą wyobraźnię. W bibliotece miały odbyć się warsztaty dla najmłodszych z robotyki.  Środki niezbędne do realizacji projektu zbierane były  metodą crowdfundingową – dzięki Portalowi Finansowania Społecznościowego Fundujesz.pl dedykowanego dla trzeciego sektora.

 Polskie portale crowdfundingowe:

wspieramkulture.pl

polakpotrafi.pl

myseed.pl

wspieram.to

megatotal.pl

PISZEMY WNIOSKI –  NIE TAKI WILK STRASZNY…

Pozyskanie funduszy od sponsorów indywidualnych i instytucjonalnych to najlepsza forma finansowania projektów. Zwykle wpłaty takie nie są obwarowane wieloma wymogami. „sprzedaliśmy” nasz pomysł, spodobał się on sponsorowi, umówiliśmy się, na jakąś formę wymiany wzajemnych usług i teraz hulaj dusza. Możemy z pieniędzmi robić praktycznie wszystko na co mamy ochotę. Czyli dysponować wpłaconą kwotą zgodnie z naszymi i projektu potrzebami. Inaczej to wygląda, w przypadku funduszy pozyskanych z grantów. Tu obowiązują nas regulaminy, terminy rozliczeń, kontrole i wiele innych obwarowań.

Jednak może się okazać, że jedynie taka forma dofinansowania naszego projektu jest dostępna. Mimo dużej konkurencji w kolejce po granty mamy szansę je uzyskać. Wystarczy jedynie dobrze napisać wniosek…i mieć trochę szczęścia.

Masz już za sobą pierwsze próby pisania wniosków? Zmierzyłeś się z formularzami o dofinansowanie przygotowanymi przez instytucje grantowe? Wystraszyły Cię tabelki, zbiurokratyzowany język i długie regulaminy? Nie wiesz jak się do tego się zabrać?

Mamy dla ciebie kilka dobrych i praktycznych wskazówek, które na pewno ułatwią Ci życie. Pamiętaj - nie wygrywa tylko ten, kto nie gra! Jak w każdym konkursie istnieje szansa, że to właśnie twoja aplikacja uzyska dofinansowanie. Oczywiście jest duża konkurencja i może Ci się wydawać, że konkursy o dofinansowanie bardziej przypominają grę w ruletkę, ale pamiętaj - koło fortuną się toczy, może tym razem to Ty będziesz tym szczęśliwcem.

Mamy dla Ciebie pierwszą i najważniejszą radę - czytaj uważnie regulaminy! Tu zapisane będą wszystkie elementy, na które musisz zwrócić szczególną uwagę aplikując o dofinansowanie:

• Termin składania wniosków
• Kto może ubiegać się o dofinansowanie ( część dotacji przeznaczona jest tylko dla stowarzyszeń i fundacji, część –adresowana jest także do szkół, związków wyznaniowych i grup nieformalnych)
• Kwoty dofinansowania a w szczególności – wysokość wkładu własnego. Wkład własny to środki, które w dniu rozpoczęcia projektu powinny znajdować się na koncie organizacji i być przeznaczone na dany projekt. Limity tych środków zazwyczaj są sztywno określone w regulaminie i wynoszą od 5 % nawet do 50% całości kwoty projektu. Wkładem własnym mogą być pieniądze z innych dotacji na projekty spójne merytorycznie lub koszty wynajmu sali a nawet darowizny czy wyceniona praca wolontariuszy. Jeżeli nie jesteś pewny(na) czy dany koszt może być wkładem własnym do projektu upewnij się wysyłając pytanie do grantodawcy.
• Za co grantodawca zapłaci – czyli koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Niektóre regulaminy zawierają szczegółowe tabele kosztów kwalifikowalnych – niektóre – tylko ogólne wskazówki. Na początek należy upewnić się, czy z grantu będzie można pokryć takie koszty (typowe przy działaniach kulturalnych) jak: honorarium eksperta, koszty koordynacji, poczęstunek, zakup materiałów papierniczych, transport.
• Terminy realizacji działań. Warto pamiętać, że termin złożenia wniosku może być odległy od daty ogłoszenia wyników konkursu. Niestety zdarza się, że wyniki publikowane są z opóźnieniem. Określając zakres projektu należy upewnić się, czy uda się pogodzić termin rozliczenia grantu z planowanymi działaniami. Swój projekt najlepiej rozpocznij dopiero w terminie wyników aplikacji (taką datę zapisz w harmonogramie).
• Partnerzy. W części konkursów wymagane są – już na etapie aplikacji - listy intencyjne z potencjalnymi partnerami. W niektórych – tylko pisemna deklaracja w samym formularzu. Niektóre konkursy nie wymagają formalnego określenia partnerów.

Mimo, że konkursy grantowe przygotowywane są przez różne instytucje, zazwyczaj formularze (najczęściej w wersji elektronicznej) zawierają podobne elementy. Warto je poznać i poćwiczyć ich opracowanie. Coraz więcej formularzy grantowych ma także określoną liczbę znaków w poszczególnych polach tabeli. Co to oznacza? Trzeba poćwiczyć zwięzłe pisanie krótkimi logicznymi zdaniami, wybór i redakcję najważniejszych informacji.

Podstawowe elementy formularza aplikacyjnego:

• syntetyczny opis projektu
• cele, rezultaty
• opis działań
• harmonogram projektu
• budżet

SYNTETYCZNY OPIS PROJEKTU

Pamiętaj, że ekspert, który otrzyma Twój wniosek do sprawdzenia i zaopiniowania nie będzie miała czasu ani ochoty na lekturę elaboratu. Chce szybko i sprawnie zapoznać się z najważniejszymi elementami projektu – sprawdzić, czy w ogóle on się nadaje do dalszej, głębszej oceny. Dlatego warto dłuższą chwilę poświęcić syntetycznemu opisowi projektu – to jego wizytówka, dzięki której może przejść :pierwsze sito”. Zastanów się, czy czytając Twój opis możesz bez problemu odpowiedzieć na pytania: o co chodzi w projekcie? Co jest w nim najważniejsze/ co go wyróżnia? Co się wydarzy? Do kogo jest skierowany i z kim (partnerzy) robiony? Jaki będzie efekt działania. I to wszystko w 3-5 mocnych zdaniach. Jeżeli oceniający  znajdzie szybko i łatwo odpowiedź na te pytania – będzie nad Twoim wnioskiem pracował dalej.

CELE PROJEKTU

To trudny i żmudny etap pracy nad projektem. Cele powinny być znane na początku, ale opisywane na samym końcu. Warto je od razu pogrupować na te bardziej ogólne i na te szczegółowe (operacyjne), na odnoszące się do wiedzy, umiejętności, postaw i do kolejnych grup odbiorców. Dobrą praktyką jest także wymienianie celów i od razu wskazywanie sposobów ich realizacji.  Pamiętajmy, że recenzenci czytają wiele wniosków. Każdy zawiera podobne cele…często bardzo ogólnikowe. Jeżeli w naszym wniosku znajdą od razu odpowiedź na pytanie – jak ten cel będzie realizowany – podziała to na naszą korzyść. Przykład: kształcenie umiejętności krytycznej oceny języka mediów (poprzez: zastosowanie w programie warsztatów dla młodzieży analizy porównawczej wykorzystującej różne przykłady przekazu medialnego w oparciu o fragmenty filmów, reportaży, artykułów). Starajmy się dawać nieco szczegółów w opisie, tak, aby potwierdzić nasze profesjonalne przygotowanie. Tworząc w ten sposób opisy do celów – sprawdzamy także, że „nie puszczamy słów na wiatr”, czyli nasze cele  są SMART

Specific – konkretne,

Measurable – mierzalne, 

Achievable – możliwe do zrealizowania,

Realistic – realistyczne, 

Time-bound – określone w czasie.

Cele powinny także być spójne z celami konkursu grantowego (zapisanymi w regulaminie!) Dopasowanie celów naszych działań do wymagań grantodawcy wymaga trochę pracy. Na pierwszy rzut oka często wydaje się, że cele konkursu tylko w niewielkim stopniu pasują do tego, co chcielibyśmy zrobić lub są tak ogólne, że ciężko się do nich odnieść. Szukanie części wspólnych pomiędzy wymaganiami grantodawcy i Twoimi potrzebami wymaga niejednokrotnie długich dyskusji, ale także – przynosi nowe pomysły działań, poszerza obszar aktywności projektowej, stawia inicjatorów zadania przed koniecznością poszukiwania nowych rozwiązań.

Rezultaty projektu – twarde i miękkie

Rezultaty projektu dzielimy na:

• ilościowe, czyli liczby: liczba uczestników szkoleń, egzemplarzy materiałów przygotowanych w projekcie, użytkowników strony internetowej, godzin warsztatowych, stron publikacji itp. Przykład rezultatów ilościowych w projekcie: przeprowadzono 120 godz. warsztatów, przeszkolono 100 nauczycieli, wyprodukowano 1000 egzemplarzy DVD.​
• jakościowe: przyrost wiedzy, kompetencji, umiejętności, opis zmiany jaka dokonała się dzięki podjętym działaniom. Przykład rezultatów jakościowych w projekcie: wzrost 80% wiedzy na temat polskiego kina – mierzone dzięki testom wiedzy, zdobycie umiejętności obsługi kamery i programu do montażu – mierzone dzięki efektom w postaci własnej etiudy filmowej,  wzrost zainteresowania młodych ludzi polskim kinem – mierzone dzięki analizie przyrostu liczby widzów w lokalnym kinie itp.

Wszystkie podawane rezultaty: ilościowe i jakościowe w projekcie muszą być mierzalne. W aplikacji warto podać sposób mierzenia rezultatów projektu np. analiza ankiety wstępnej (pre-ewaluacja) i ankiety przeprowadzonej po projekcie (post-ewaluacja), test wiedzy, obserwacja, analiza wzrostu liczby widzów w lokalnym kinie itp.

Bywa także, że w formularzu aplikacyjnym musimy podać efekty rzeczowe projektu – to liczba wszystkich materiałów/ produktów, które pozostają po projekcie.

Przykład efektów rzeczowych projektu: 200 płyt DVD z nagrodzonymi etiudami młodzieżowymi, publikacja 25 artykułów na stronie internetowej, 3 tys egzemplarzy broszury o filmie, powstanie 5 blogów uczniowskich. 

OPIS DZIAŁAŃ

To zwykle najbardziej obszerny fragment wniosku. Powinien być przede wszystkim: konkretny, rzeczowy, pokazujący zarówno sposób realizacji, metody, ale także skale przedsięwzięcia. Warto projekt podzielić na działania. Taki podział będzie od razu to pomocny np. przy konstrukcji harmonogramu. Przykład: Zad. 1: Przygotowanie programu warsztatów dla młodzieży (opis założeń programowych, metod, grup wiekowych ale także prowadzących itp.) Zad. 3: Rekrutacja uczestników na warsztaty (sposób rekrutacji) Zad 4 Działania młodzieży – opis mini  - projektów i konkursów dla uczniów Zad 5 Uroczyste podsumowanie – opis programu, gości, sposobu promocji wydarzenia Zad 6 ewaluacja i promocja efektów. Przy każdym zadaniu warto napisać na czym ono będzie polegało i jakie zasoby będą niezbędne do jego realizacji. Przedstawić zaplanowaną metodologię, opisać prowadzących, cele działania, efekty a także ewaluację pracy. Dzieląc opis na zadania - uzyskamy punkty do wskazania w harmonogramie. Natomiast wskazując zasoby niezbędne do realizacji zadania - uzyskamy zarys budżetu. Wpływa to na spójność tych punktów wniosku.

HARMONOGRAM

Harmonogram działania musi być spójny z opisem działań oraz budżetem. Przy jego przygotowaniu zwróć uwagę na:

• Spójne nazewnictwo – działania opisane we wniosku powinny mieć takie same nazwy w harmonogramie i budżecie np. jeżeli piszesz o 3-dniowych warsztatach to nie zamieniaj nazwy na 3-dniowe szkolenie lun 3-dniową konferencję.
• Szczegółowość – staraj się podawać jak najbardziej konkretne daty i miejsca realizacji, jeżeli znasz je na etapie pisania wniosku. Jeżeli jest to niemożliwe, określ realny przedział czasowy: 1.10.2015-11.10.2015 zorganizowanie 3-dniowych warsztatów w Warszawie.
• Liczby – harmonogram powinien pokazać zasięg i skalę twojego projektu. Zamieszczaj przybliżone wskaźniki np. organizacja 3-dniowych warsztatów (18 godz. warsztatowych; 25 uczestników + 2 trenerów) lub zaprojektowanie i uruchomienie strony internetowej projektu (przewidywana ilość użytkowników unikatowych 25/mc).

BUDŻET

 Kiedy zabieramy się za przygotowanie budżetu projektu? Tak naprawdę od samego początku powinniśmy planując wydarzenia myśleć o ich realnych kosztach.  Przygotowywanie szkicu projektu ze wstępnym budżetem pomaga od razu zapanować nad skalą przedsięwzięcia i przewidzieć realne możliwości finansowania. Nie warto poświęcać czasu na nierealne pomysły!

Jak zabrać się za projektowanie budżetu:

1. Spisz wszystkie wydatki przewidywane w zaplanowanych działaniach np. 3-dniowe warsztaty: opracowanie scenariusza, materiały warsztatowe, honorarium prowadzący, wynajem sali, wynajem sprzętu, zakwaterownie+wyżywienie, koszty przejazdów, koordynacja. 

2. Wyceń usługi, sprawdź, co ile kosztuje – zrób mały „wywiad gospodarczy” – telefon do hotelu, instytucji, sprawdzanie cenników, telefon do przyjaciela. To ważny moment pracy nad projektem, dobrze zrobiony wywiad gwarantuje nam później sprawną realizację projektu zgodnie z zaproponowanym budżetem.

3. Łącz pozycje budżetowe według rodzaju kosztów, np. wyżywienie w czasie różnych szkoleń połącz  razem, wszystkie honoraria połącz razem itp. – pamiętajmy, że po podpisaniu umowy z grantodawcą zmiany w budżecie są trudne. Zwykle w regulaminie zapisana jest możliwość przesunięć w ramach budżetu ok 15% między pozycjami (bez konieczności aneksowania umowy). Dlatego im większe pozycje budżetowe tym łatwiej zarządzać później budżetem.

4. Pokaż sposób kalkulacji, np.: wyżywienie – 800 PLN (20 osób x 2 dni x 20 PLN). Budżet powinien być szczegółowy, ale nie drobiazgowy. Trzymając się przykładu – nie powinniśmy rozpisywać kategorii „wyżywienie” na osobne: „napoje”, „słodycze”, „owoce”. Takie drobiazgowe uszczegółowienie czyni budżet trudnym do analizy.

Pamiętajmy, że od oceny naszego kosztorysu zależy ocena naszego wniosku – tak więc przedstawiajmy wszystkie koszty najprościej i najczytelniej jak tylko się da.

WKŁAD WŁASNY

Prawie w każdym projekcie potrzebny nam będzie tzw. wkład własny (zazwyczaj 10% - 50% całego budżetu projektu). Wkład są to pieniądze, które muszą być przeznaczone na działania w projekcie uzyskane z innego źródła dofinansowania.

UWAGA! Pieniądze te muszą być wydane i zaksięgowane w czasie realizacji projektu, czyli zgodnie z harmonogramem projektu. Nie możemy podawać za wkład własny wydatków, które ponieśliśmy na projekt wcześniej.

Skąd wziąć wkład własny? Podsuwamy kilka możliwych rozwiązań:

• wpłaty od uczestników projektu
• pozyskanie sponsora
• część wydatków z budżetu innego projektu powiązanego merytorycznie, na który uzyskaliśmy dofinansowanie i który realizujemy w tym samym czasie
• część honorarium koordynatora (który otrzymuje wynagrodzenie z innego źródła), księgowości, finansów itp.

GDZIE SZUKAĆ PIENIĘDZY

Przede wszystkim - skorzystaj z wyszukiwarek! Najlepszą z nich jest ta prowadzona przez portal NGO.pl (www.ngo.pl). Zapisz się na newsletter a będziesz otrzymywać bieżące informacje o nowych konkursach. Portal to także ogromna baza wiedzy na temat prowadzenia projektów, ewaluacji, działań prowadzonych przez ngo w Polsce. Dobrą wyszukiwarkę zaczął prowadzić także nowy portal. Mojepanstwo.pl (https://mojepanstwo.pl/)

Konkursy dotacyjne ogłaszane są w ramach funduszy publicznych lokalnych i krajowych, unijnych i prywatnych. Coraz więcej pojawia się propozycji i ofert na dofinansowanie. Najważniejsze i najbardziej znane z nich to:

Fundusze publicznych, lokalnych i regionalnych:

- małe granty i inicjatywy lokalne: informacje o programach współpracy, małych grantach i inicjatywach lokalnych można znaleźć na stronach jednostek samorządu terytorialnego (np. urzędów miast, marszałków wojewódzkich etc.)

Fundusze publiczne krajowe:

- Program Operacyjny Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (PO FIO) www.fio.pl

- Programy Ministra m.in. Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego: www.mkidn.gov.pl (operatorami tych programów jest m.in. Narodowe Centrum Kultury, Instytut Książki, Narodowy Instytut Audiowizualny)

Fundusze prywatne krajowe (przykłady):

- Równać Szanse, konkurs organizowany przez Polską Fundację Dzieci i Młodzieży: www.rownacszanse.pl

- Akademia Orange, konkurs - Fundacji Orange: www.fundacja.orange.pl

- Program Dotacyjny Fundacji Bankowej im. Leopolda Kronenberga: www.citibank.pl/poland/kronenberg

- Seniorzy w akcji, program dotacyjny Towarzystwa Inicjatyw Twórczych Ę:  www.e.org.pl

Fundusze publiczne unijne dostępne w Polsce:

- informacje o Funduszach Europejskich: www.funduszeeuropejskie.gov.pl.

Fundusze publiczne unijne dostępne w UE i wybranych krajach trzecich:

Program Europa dla Obywateli: europadlaobywateli.pl

Międzynarodowy Fundusz Wyszehradzki: visegradfund.org

Kreatywna Europa: kreatywna-europa.eu

Erazmus +; www.erasmus.org.pl

 To jedynie krótka lista przykładowych źródeł dofinansowania. Aby nie przegapić okazji – trzeba być na bieżąco. Rekomendowane tu będą wszystkie newslettery, które zbierają informacje o pojawiających się konkursach dotacyjnych. Konkursy zwykle ogłaszane są co roku w podobnym okresie. Wystarczy przygotować sobie spis potencjalnych źródeł i śledzić ukazujące się w internecie informacje. Po ogłoszeniu konkursu jest miesiąc na przygotowanie aplikacji.

Jak widać, potencjalnych źródeł finansowania projektów jest całkiem sporo. Możesz postawić na kontakty z okolicznym biznesem, bądź innymi instytucjami, które udzielą ci wsparcia finansowego, lub rzeczowego. Możesz także spróbować swojego szczęścia w konkursach grantowych. Niezależnie co wybierzesz, pamiętaj, że najważniejsze w fundraisingu to umiejętność „sprzedania” swojego pomysłu, nawiązania relacji, przekonania do siebie innych, zarażenia pasją. Tego można jednak się nauczyć a ćwiczenia czynią mistrza. A znana maksyma „pieniądze leżą na ulicy, wystarczy się po nie schylić” może okazać się prawdziwa.